¿Cómo gestionar de manera efectiva nuestro tiempo? Parte II

En el post anterior hablamos que uno de los más grandes problemas de las colaboradores para la buena gestión del tiempo es aprender a decir NO a otras personas cuando les solicitan que hagan otras tareas o actividades que no son parte de su “Proyecto de Vida” y en  el caso que sea un pedido de nuestros jefes inmediatos es importante saber negociar.

Voy a plantear una ya clásica pero potente herramienta de Time Management, es la Matriz de Administración del Tiempo de Stephen Covey, expuesta en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva.

Luego de apreciar la matriz y llevándolo a la reflexión nos podemos hacer estás preguntas:

¿En qué medida tenemos distribuidos las tareas en estos cuatro cuadrantes?

¿Cuáles son las tareas que haces a diario?

¿Cuál de estas son urgentes e importantes?

¿Cuál de estas son no urgentes pero importantes?

¿Cuál de estas son urgentes y no importantes?

¿Cuál de estas son no urgentes y no importantes?

Posiblemente muchos de nosotros estemos viviendo en el cuadrante I (URGENTE e IMPORTANTE), este son los espacios de crisis, accidentes, problemas apremiantes. No siendo coincidencia que las personas que están viviendo en dicho cuadrante, estén en el tabaquismo, exceso de café, falta de deporte, siempre apagando incendios y llegando al agotamiento casi diario de su cuerpo y mente, como consecuencia de los altos niveles de estrés que trae consigo mantener ese estilo de vida.

Según el cuadro de Covey, resolvemos los problemas de la administración del tiempo al dar prioridad al cuadrante II (lo NO URGENTE y lo IMPORTANTE) que tiene que ver con acciones de planificación, objetivos claros y planes de acciones concretos, anticipación de tareas, estudio de oportunidades, el cómo y cuándo manejar relaciones con personas importantes de nuestro entorno, generar disciplina, actuar con responsabilidad, ser pro-activo, mantener chequeo médicos anuales o semestrales, programar horarios fijos para el deporte, etc.

Una vez teniendo un panorama claro de cómo estamos distribuyendo nuestro tiempo, empezaremos a trabajar, a través de generar nuevos hábitos, en la eliminación de los cuadrantes III (lo NO IMPORTANTE/ URGENTE): llamadas telefónicas, saludar a las personas, mensajes o abrir correos electrónicos y IV (lo NO IMPORTANTE/ NO URGENTE): leer la parte deportiva del periódico en hora laboral, TV, redes sociales, etc. 

A la par de la eliminación de los malos hábitos de los espacios III y IV, tendremos que ir añadiendo de manera paulatina acciones al cuadrante II, en dónde reemplazaremos la re-actividad por la pro-actividad, solamente moviéndonos al cuadrante I por circunstancias que se escapan a un 100% de nuestro círculo de influencia, como accidentes inesperados o la muerte de un ser cercano.

Para sintetizar, trabajar en la disciplina de vivir en el cuadrante II, significa tener control total y equilibrio de nuestro SER, donde el nivel de crisis es muy bajo.

Otra herramienta que está sumamente conectada con el cuadro de Covey, es la Organización a través de la Programación, siendo la planificación aún más efectiva cuando nos movemos en “cascada”, de lo general a lo específico.

Programar significa utilizar algún tipo de herramienta donde podamos colocar ¿qué es lo que vamos  a hacer? y ¿cómo lo vamos a hacer?.

Pudiendo ser algún tipo de agenda (de papel, Outlook Calendar, Google Calendar o Post-It). El método que más se adecue a tu manera de operar, será el más efectivo para trabajar en tu programación; siendo además, la clave para programar  actividades del cuadrante II, la planificación semanal de todas tus actividades tanto profesionales, familiares, de recreación, deportivas o de estudios.

Por último, es recomendable para la efectividad de nuestro Time Management, definir los días viernes antes de salir de la oficina o los lunes a primera hora, las acciones concretas a realizar en la semana en función a mis objetivos y a los roles que poseo.